Termeni și condiții

1. Introducere

Prezentele Termene și Condiții ("Termeni") guvernează accesul și utilizarea aplicației web BalanceBoard, oferită ca software-as-a-service (SaaS) de ULDINTECH SOLUTIONS SRL ("noi" sau "Operator"). Prin crearea unui cont sau utilizarea Platformei, declari că ai citit și accepți acești Termeni.

Dacă nu ești de acord cu acești Termeni, nu ai dreptul să folosești Platforma. Te rugăm să consulți și Politica de Confidențialitate și Politica de Cookies, care descriu modul în care prelucrăm datele cu caracter personal și folosim cookie-uri în legătură cu Serviciul. Aceste documente fac parte integrantă din Termeni.

Termenii se aplică tuturor Utilizatorilor Platformei, inclusiv cabinete de contabilitate, administratori, proprietari de companii și orice Utilizatori invitați care accesează un Tenant.

2. Definiții

2. Definiții

• Service / Platform. "Serviciu" sau "Platformă": aplicația web BalanceBoard și serviciile conexe, furnizate ca soluție SaaS multi-tenant, care permit încărcarea balanțelor de verificare, generarea de KPI-uri, afișarea de dashboarduri financiare, gestionarea mai multor companii și, după caz, utilizarea de insight-uri bazate pe AI.
• User. "Utilizator": orice persoană fizică ce accesează sau utilizează Platforma, inclusiv în calitate de proprietar de firmă, angajat, contabil sau utilizator invitat al unui Tenant.
• Tenant. "Tenant": spațiu de lucru logic în cadrul Platformei, care reprezintă o companie sau un grup de companii și în cadrul căruia sunt gestionate Utilizatori, date și configurații.
• Account. "Cont": cont de utilizator înregistrat în Platformă, asociat unei adrese de e-mail și folosit pentru autentificare în unul sau mai multe Tenants.
• Content. "Conținut": toate datele, fișierele și informațiile încărcate sau furnizate de Utilizatori în Platformă, inclusiv balanțe de verificare, detalii despre companii și alte informații financiare sau de business.
• Trial Balance. "Balanță de verificare": raport contabil exportat dintr-un program de contabilitate (de exemplu SAGA), care listează soldurile conturilor pentru o anumită perioadă și este încărcat în Platformă pentru a genera dashboarduri și KPI-uri.
• Subscription Plan. "Plan de abonament": orice plan plătit sau de trial oferit de noi, incluzând, fără limitare, planuri pentru o singură companie, planuri pentru cabinete de contabilitate și planuri cu funcționalități AI.
• Company Admin. "Administrator de companie": Utilizator care are drepturi administrative pentru un anumit Tenant și poate gestiona Utilizatori, datele companiei și setările de abonament.
• Accounting Firm. "Cabinet de contabilitate": Tenant operat de un cabinet profesionist de contabilitate care poate gestiona mai multe companii cliente în Platformă.
• Essential Cookies. "Cookie-uri esențiale": cookie-uri strict necesare pentru funcționarea și securitatea Platformei, cum ar fi cookie-urile legate de autentificare.
• Data Controller / Data Processor. "Operator" și "Împuternicit" au înțelesul din Regulamentul (UE) 2016/679 (GDPR). De regulă, ULDINTECH SOLUTIONS SRL acționează ca Împuternicit pentru datele cu caracter personal încărcate în Platformă de către clienți, în timp ce clientul (proprietarul Tenantului) este Operatorul de date.

3. Descrierea Serviciului

BalanceBoard este o aplicație SaaS destinată contabililor și proprietarilor de companii. Platforma permite încărcarea balanțelor de verificare lunare, generarea de KPI-uri, vizualizarea dashboardurilor financiare, monitorizarea creanțelor și gestionarea datelor pentru una sau mai multe companii într-o arhitectură multi-tenant.

Platforma poate include, în prezent sau în viitor, funcționalități asistate de inteligență artificială, cum ar fi explicații narative pentru rezultatele financiare ("insight-uri AI"). Aceste funcționalități sunt considerate beta sau experimentale și sunt oferite fără garanții privind caracterul complet sau exact. Răspunderea pentru verificarea rezultatelor îți aparține în totalitate.

Serviciul nu oferă consultanță contabilă, fiscală, juridică sau financiară. Dashboardurile, KPI-urile și insight-urile generate de Platformă au caracter exclusiv informativ și nu pot înlocui judecata profesională. Platforma nu emite documente contabile oficiale și nu înlocuiește activitatea unui contabil autorizat.

Putem actualiza, modifica sau elimina funcționalități ale Serviciului pentru a îl îmbunătăți sau pentru a respecta cerințe legale și de securitate. Atunci când modificările afectează în mod semnificativ modul tău de utilizare, vom depune eforturi rezonabile pentru a te informa în prealabil.

4. Înregistrare și conturi de utilizator

Pentru a utiliza Platforma trebuie să creezi un Cont sau să fii invitat într-un Tenant existent. Prin crearea unui Cont declari că ai cel puțin 18 ani și capacitatea legală de a încheia prezentul contract în nume propriu sau în numele organizației pe care o reprezinți.

Te obligi să furnizezi informații corecte, actuale și complete la înregistrare și să le menții la zi. Ești responsabil de păstrarea confidențialității datelor de autentificare și de toate activitățile desfășurate prin Contul tău. În cazul în care suspectezi acces neautorizat, trebuie să ne informezi fără întârziere la adresa support@balanceboard.ro.

Autentificarea în Platformă se realizează printr-un token de acces cu durată scurtă de viață (de exemplu, un JWT valabil aproximativ 15 minute) și un token de reîmprospătare HTTP-only (de exemplu, valabil până la 7 zile). Nu ai voie să ocolești sau să manipulezi aceste mecanisme de securitate.

Accesul în cadrul unui Tenant este bazat pe roluri și poate include roluri precum Administrator de companie, Utilizator standard sau personal al unui cabinet de contabilitate. Administratorii de companie sunt responsabili pentru gestionarea invitațiilor, a permisiunilor și a configurației Tenantului. Prin invitarea altor Utilizatori confirmi că ai autoritatea necesară și că aceștia acceptă prezentul document.

Ne rezervăm dreptul de a suspenda sau închide Conturi care încalcă acești Termeni, care sunt inactive o perioadă îndelungată sau în cazul unei suspiciuni rezonabile de fraudă, abuz sau risc de securitate.

5. Abonamente, facturare și trial

Oferim mai multe planuri de abonament, inclusiv planuri pentru o singură companie, planuri pentru cabinete de contabilitate (multi-companie) și planuri cu funcționalități bazate pe AI. Funcționalitățile, limitele și prețurile fiecărui plan sunt descrise pe pagina de prețuri sau într-un acord separat.

Pentru unele planuri putem oferi o perioadă de trial gratuit (de exemplu, 7–14 zile). Dacă nu anulezi abonamentul înainte de finalul perioadei de trial, planul tău se poate transforma automat într-un abonament plătit și ne autorizezi să debităm taxele aplicabile.

Taxele de abonament sunt, de regulă, facturate în avans, lunar, și se reînnoiesc automat la sfârșitul fiecărui ciclu de facturare, cu excepția cazului în care anulezi abonamentul în conformitate cu acești Termeni. Poți anula în orice moment, cu efect pentru următoarea perioadă de facturare. Anularea nu dă dreptul, în principiu, la rambursarea sumelor deja plătite, cu excepția cazurilor prevăzute de legislația română și europeană de protecție a consumatorilor.

În cazul unui upgrade de plan, noul preț poate deveni aplicabil imediat sau începând cu următorul ciclu de facturare, conform informațiilor comunicate. În cazul unui downgrade, este posibil să pierzi accesul la anumite funcționalități sau limite, iar modificarea se aplică, de regulă, de la următoarea perioadă de facturare.

În situația plăților întârziate sau a eșecului debitarării, putem suspenda sau limita accesul la Platformă până la achitarea sumelor datorate. Rămâi responsabil pentru toate taxele acumulate înainte de suspendare.

6. Încărcarea datelor financiare

Ești singurul responsabil pentru exactitatea, completitudinea și legalitatea balanțelor de verificare și a altor date financiare pe care le încarci în Platformă. Declari că deții toate drepturile și permisiunile necesare pentru a încărca aceste date și pentru a ne acorda o licență neexclusivă de a le prelucra în scopul furnizării Serviciului.

Deși aplicăm măsuri tehnice și organizatorice rezonabile, nu garantăm că prelucrările automate, KPI-urile sau dashboardurile rezultate sunt lipsite de erori. Trebuie să verifici întotdeauna rezultatele și, dacă este cazul, să consulți contabilul sau consilierul tău înainte de a lua decizii pe baza acestora.

Nu ai voie să încarci date ilegale, ofensatoare, discriminatorii, care încalcă drepturile altora sau care conțin cod malițios. Ne rezervăm dreptul de a elimina sau restricționa accesul la Conținutul care încalcă acești Termeni sau dispozițiile legale.

Sub rezerva legislației aplicabile și a politicii noastre de retenție, poți șterge anumite fișiere sau poți solicita ștergerea datelor din Platformă. Ștergerea poate afecta posibilitatea generării unor rapoarte și dashboarduri istorice.

7. Politica de utilizare acceptabilă

Te obligi să folosești Platforma exclusiv în conformitate cu acești Termeni, cu legislația aplicabilă și cu buna practică profesională. În special, te obligi să nu:

• încerci să obții acces neautorizat la Platformă sau la datele altor Utilizatori;
• eludezi sau perturbi mecanismele de securitate sau controlul accesului;
• copiați sau extrageți automat date din Platformă (scraping) fără un acord scris prealabil;
• realizezi inginerie inversă, decompilare sau alte încercări de a obține codul sursă al Platformei, în afara cazurilor permise de lege;
• partajezi datele tale de autentificare sau permiți unor terți neautorizați să utilizeze Contul tău;
• încarci Conținut ilegal, dăunător, defăimător, discriminatoriu sau care încalcă drepturile altor persoane;
• folosești Platforma pentru trimiterea de spam sau alte comunicări nesolicitate;
• efectuezi teste de securitate (inclusiv penetration testing) fără acordul nostru prealabil în formă scrisă.

8. Disponibilitate și nivel de serviciu

Ne propunem să asigurăm un nivel ridicat de disponibilitate pentru Platformă și să minimizăm întreruperile. Cu toate acestea, în lipsa unui SLA scris separat, nu garantăm un anumit nivel de uptime, în special pentru planurile gratuite sau de trial.

Platforma este găzduită pe infrastructură cloud modernă, inclusiv, fără limitare, pe Fly.io (hosting aplicație), Neon (baze de date Postgres gestionate) și Cloudflare (servicii edge și de rețea). Întreruperile sau problemele la nivelul acestor furnizori terți pot afecta disponibilitatea Serviciului.

Putem efectua lucrări de mentenanță planificată care pot afecta temporar accesul la Platformă. În măsura posibilului, vom programa aceste intervenții în afara orelor de vârf și vom furniza notificare prealabilă.

9. Proprietate intelectuală

Platforma, inclusiv software-ul, design-ul, mărcile, logo-urile, conținutul și documentația (cu excepția Conținutului încărcat de Utilizatori) sunt deținute sau licențiate de ULDINTECH SOLUTIONS SRL și sunt protejate de legislația privind proprietatea intelectuală. Îți acordăm o licență limitată, neexclusivă, netransferabilă și revocabilă de a utiliza Platforma în scopuri interne de business, cu respectarea prezentelor Termeni.

Păstrezi toate drepturile asupra Conținutului pe care îl încarci în Platformă. Prin încărcarea Conținutului ne acorzi o licență limitată de a găzdui, prelucra și afișa acest Conținut exclusiv în scopul furnizării Serviciului și îndeplinirii obligațiilor legale.

Nu ai voie să folosești mărcile, denumirea comercială sau alte elemente de proprietate intelectuală ale BalanceBoard într-un mod care sugerează o aprobare oficială sau un parteneriat, fără consimțământul nostru prealabil, exprimat în scris.

10. Protecția datelor și GDPR

Platforma este operată de ULDINTECH SOLUTIONS SRL (adresa: Str. Pompierilor 24, Loc. Gheorgheni, Jud. Harghita, 535500, România). Pentru majoritatea operațiunilor de prelucrare a datelor cu caracter personal încărcate de clienți, ULDINTECH SOLUTIONS SRL acționează ca Împuternicit, iar clientul (proprietarul Tenantului) este Operatorul. Pentru anumite prelucrări (de exemplu facturare, logare de securitate), ULDINTECH SOLUTIONS SRL poate acționa ca Operator independent.

Modul în care prelucrăm datele cu caracter personal este descris în detaliu în Politica de Confidențialitate. Pe scurt, prelucrăm datele pentru a furniza și securiza Serviciul, a îndeplini obligații contractuale și legale și, după caz, în baza consimțământului. Datele sunt stocate în principal în centre de date din UE, operate de furnizori precum Fly.io, Neon, Cloudflare și alți sub-procesatori indicați în Politica de Confidențialitate.

Păstrăm datele cu caracter personal atât timp cât este necesar pentru furnizarea Serviciului și respectarea obligațiilor legale, după care le ștergem sau anonimizăm, în conformitate cu politica noastră de retenție. În temeiul GDPR poți avea drepturi de acces, rectificare, ștergere, restricționare, portabilitate a datelor și dreptul de a te opune anumitor prelucrări. Poți exercita aceste drepturi contactându-ne la support@balanceboard.ro, sub rezerva verificării identității și a limitărilor legale.

11. Limitarea răspunderii

Serviciul este furnizat "ca atare" și "în funcție de disponibilitate". Deși depunem eforturi pentru a asigura o Platformă sigură și fiabilă, nu garantăm că Serviciul va fi neîntrerupt, fără erori sau potrivit pentru un anumit scop. În măsura maximă permisă de lege, excludem toate garanțiile implicite, inclusiv garanțiile implicite de vandabilitate, adecvare pentru un anumit scop și neîncălcare.

BalanceBoard nu oferă consultanță contabilă, fiscală, juridică sau alte servicii profesionale și nu este răspunzătoare pentru deciziile luate de tine sau de clienții tăi pe baza datelor sau insight-urilor generate de Platformă. Ești singurul responsabil pentru acuratețea datelor încărcate și pentru verificarea rezultatelor înainte de folosirea lor în evidențele contabile sau rapoarte.

În măsura permisă de lege, răspunderea noastră totală cumulată rezultând din sau în legătură cu Serviciul și acești Termeni, indiferent dacă se întemeiază pe răspundere contractuală, delictuală sau alt temei, este limitată la valoarea taxelor efectiv plătite de tine pentru Serviciu în ultimele trei (3) luni anterioare producerii evenimentului ce a generat pretenția.

În niciun caz nu vom fi răspunzători pentru daune indirecte, incidentale, speciale sau consecințiale, inclusiv pierderi de profit, pierderi de date, pierderea reputației sau întreruperea activității, chiar dacă am fost informați despre posibilitatea apariției unor astfel de daune.

12. Încetarea contractului

Poți înceta utilizarea Serviciului în orice moment și, după caz, poți anula abonamentul cu efect pentru următoarea perioadă de facturare. Anularea abonamentului nu determină automat ștergerea datelor; ești responsabil pentru exportarea sau ștergerea datelor înainte de încetare, sub rezerva politicii noastre de retenție și a obligațiilor legale.

Putem suspenda sau înceta accesul tău la Serviciu, în tot sau în parte, cu notificare prealabilă acolo unde este rezonabil posibil, dacă încalci în mod semnificativ acești Termeni, dacă suntem obligați prin lege sau dacă există suspiciuni rezonabile de fraudă, abuz sau risc de securitate. În cazuri urgente (de exemplu suspiciune de fraudă sau incident de securitate) putem acționa fără notificare prealabilă.

La încetare, licența ta de utilizare a Platformei expiră. Anumite dispoziții ale Termenilor care, prin natura lor, trebuie să producă efecte și după încetare (cum ar fi drepturile de proprietate intelectuală, limitarea răspunderii sau prevederile privind legea aplicabilă) vor rămâne în vigoare.

13. Modificarea Termenilor

Putem actualiza periodic acești Termeni, de exemplu pentru a reflecta modificări ale Serviciului, ale legislației aplicabile sau ale bunelor practici. În cazul modificărilor semnificative vom depune eforturi rezonabile pentru a te informa, de exemplu prin e-mail, notificări în aplicație sau actualizarea datei la începutul documentului.

Continuarea utilizării Serviciului după data intrării în vigoare a Termenilor actualizați constituie acceptarea acestora. Dacă nu ești de acord cu Termenii modificați, trebuie să încetezi utilizarea Serviciului și să îți anulezi abonamentul.

14. Lege aplicabilă și jurisdicție

Acești Termeni și orice litigiu derivând din sau în legătură cu ei sau cu Serviciul sunt guvernate de legea română, fără a ține cont de dispozițiile privind conflictul de legi. Orice litigiu va fi soluționat de instanțele competente din Târgu Mureș, România, cu excepția situațiilor în care normele imperative de protecție a consumatorului prevăd altfel.

15. Informații de contact

ULDINTECH SOLUTIONS SRL Adresă: Str. Pompierilor 24, Loc. Gheorgheni, Jud. Harghita, 535500, România Număr de înregistrare (CUI): 51044451 Registrul Comerțului: J2024049616008 EUID: ROONRC.J2024049616008 Email: support@balanceboard.ro